Eine Wohnungseigentümergemeinschaft wird im Regelfall von einer Hausverwaltung (auch WEG-Verwaltung genannt) betreut, welche im Auftrag der Wohnungseigentümer alle mit der gemeinschaftlich gehaltenen Immobilie in Zusammenhang stehenden Angelegenheiten verantwortet.
Dies beinhaltet auf der einen Seite die operative, technische und finanzielle Bewirtschaftung eines Objektes. Auf der anderen Seite werden aber auch Abstimmungsprozesse innerhalb einer Eigentümergemeinschaft koordiniert sowie deren rechtliche Interessen im Innen- und Außenverhältnis durchgesetzt.
Es kann hin und wieder dazu kommen, dass die WEG-Verwaltung ihr Verwaltungsmandat für eine Wohnungseigentümergemeinschaft niederlegt und für die Verwaltung der Gemeinschaftsimmobilie nicht länger zur Verfügung steht. Als Gründe lassen sich dafür häufig eine aus Sicht der Hausverwaltung nicht mehr rentabel darstellbare Betreuung der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft (auch Hausverwalter benötigen ein Einkommen, um von ihrem Beruf leben zu können), der Fachkräftemangel in der Branche der Hausverwaltung und damit verbundene Kapazitätsengpässe sowie die altersbedingte Schließung der Hausverwaltung anführen.
Wie geht eine Wohnungseigentümergemeinschaft oder vielleicht auch Sie persönlich damit um, wenn eine Hausverwaltung Ihr Mandat niederlegt und die Wohnungseigentümergemeinschaft plötzlich ohne Verwalter dasteht.
Diese Aufgaben übernimmt die Hausverwaltung
Vorab ist noch einmal zu verdeutlichen, dass eine Hausverwaltung nicht mit einem Hausmeister zu verwechseln ist. Eine Hausverwaltung übernimmt verschiedene Aufgaben und fungiert als Kümmerer und Organisator der Immobilie. Die Hausverwaltung kann auch für die Steuerung und Überwachung eines Hausmeisters verantwortlich sein. Dies stellt allerdings nur einen kleinen Teil ihrer Tätigkeit dar.
Diese beinhaltet neben der operativen Bewirtschaftung und Instandhaltung eines Objektes, regelmäßig auch Themen wie die Objektbuchhaltung, die Koordination von Dienstleistern, die Verwaltung von Hausgeldern, die Erstellung von Wirtschaftsplänen sowie die jährliche Aufstellung von Erträgen und Aufwendungen inkl. Verteilung dieser auf die der Gemeinschaft zugehörigen Eigentümer. Zusätzlich organisiert der WEG-Verwalter Abstimmungsprozesse innerhalb der Eigentümergemeinschaft und setzt deren rechtliche Interessen im Innen- und Außenverhältnis durch.
Grundsätzlich werden die Aufgaben, Rechte und Pflichten einer WEG-Verwaltung gesetzlich geregelt. Häufig geht der Aufgabenumfang des WEG-Verwalters aber deutlich über diese Art von Mindestkatalog hinaus. Zu erwähnen wäre hierbei u.a. die Betreuung größer Sanierungsmaßnahmen mit dem Ziel der Instandhaltung oder energetischen Sanierung einer Immobilie, die Überprüfung und Optimierung von Kostenpositionen sowie die Überwachung der Einhaltung eines sich regelmäßig ändernden Rechtsrahmens durch die Wohnungseigentümergemeinschaft. Die genauen Aufgaben einer WEG-Verwaltung sowie die damit einhergehenden Gebühren werden zwischen der Hausverwaltung und der Wohnungseigentümergemeinschaft durch den Abschluss eines Verwaltervertrags fixiert.
Warum ist es so schwer, eine gute Hausverwaltung zu finden?
Liegt eine Hausverwaltung Ihr Verwaltungsmandat nieder, so kann es für eine Wohnungseigentümergemeinschaft sehr schwierig sein einen geeigneten Nachfolger zu finden. Der Suchprozess kann sich über Monate hinwegziehen und zu großem Aufwand bei Eigentümern und Verwaltungsbeirat führen. Auch kann dieser erfolglos enden mit der Konsequenz, dass der Verwaltungsbeirat in die interimistische Verwaltung der Eigentümergemeinschaft im Rahmen einer Art Notverwaltung einspringen muss und plötzlich für die rechtskonforme Verwaltung Verantwortung zeichnet.
Die Zukunft der Hausverwalter wird leider seit Jahren nicht mehr angemessen entsprechend dem erbrachten Leistungsumfang vergütet. Stark steigende Lohnkosten werden durch marginal durch gesteigerte Verwaltervergütungen kompensiert. Der Gesetzgeber verkompliziert die Verwaltung von Wohnraum durch die Einführung neuer Richtlinien immer weiter und bürdet den Hausverwaltungen damit immer mehr Arbeitsaufwand auf. Dies in Kombination mit der in Deutschland immer älter werdenden Bevölkerung hat dazu geführt, dass die Branche zunehmend stark unter Fachkräftemangel leidet. Jährlich gehen ca. 7.000 Hausverwalter in Rente und verschwinden damit aus dem Markt. Berücksichtigt man die ca. 3.000 jährlichen Ausbildungsabsolventen, von welchen sich nur ein Bruchteil dafür entscheidet der Branche erhalten zu bleiben, verliert die Branche von Ihren ca. 151.000 Mitarbeitern jedes Jahr ca. 3.000 bis 4.000 Fachkräfte.
Das vorgenannte führt bei einer Hausverwaltung zu erheblichen Ressourcenengpässen und erlaubt damit für gewöhnlich nicht, neue Verwaltungsmandate anzunehmen. Haben Sie als Wohnungseigentümergemeinschaft ihren WEG-Verwalter also einmal verloren, kann es äußerst aufwendig und kostspielig werden diesen durch einen neuen Verwalter zu ersetzen.
Wie vermeiden Sie es, Ihre Hausverwaltung zu verlieren?
Was kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft also tun, um möglichst lange und erfolgreich mit ihrer WEG-Verwaltung zusammenzuarbeiten? Von Seiten der Wohnungseigentümergemeinschaft ist dafür keine Zauberei nötig, vielmehr stellt ein fairer Umgang auf Augenhöhe – wie zwischen Geschäftspartnern eigentlich Standard – und das regelmäßige Hineinversetzen in den jeweiligen Gegenüber schon die halbe Miete dar.
Nachfolgend können Sie 5 Tipps entnehmen, wie Sie eine positive Beziehung zu Ihrer Hausverwaltung aufrechterhalten und damit deren Verlust vermeiden:
Unser Fazit
In einer Zeit, in der Immobilien immer teurer und Verwalterkapazitäten immer knapper werden, ist ein vernünftiger Hausverwalter ein zunehmend rar gesätes Gut. Überlegen Sie es sich daher lieber genau, ob Sie den Verwalter austauschen oder kostenseitig an diesem sparen möchten. Nur ein professioneller und angemessen vergüteter Verwalter wird Ihnen und den Mitgliedern Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft sowie dem eigenen Immobilienvermögen langfristig Freude bereiten.
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