Ich bekomme keine
neue Hausverwaltung - Was nun?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft wird im Regelfall von einer Hausverwaltung (auch WEG-Verwaltung genannt) betreut, welche im Auftrag der Wohnungseigentümer alle mit der gemeinschaftlich gehaltenen Immobilie in Zusammenhang stehenden Angelegenheiten verantwortet.

Dies beinhaltet auf der einen Seite die operative, technische und finanzielle Bewirtschaftung eines Objektes. Auf der anderen Seite werden aber auch Abstimmungsprozesse innerhalb einer Eigentümergemeinschaft koordiniert sowie deren rechtliche Interessen im Innen- und Außenverhältnis durchgesetzt.

Es kann hin und wieder dazu kommen, dass die WEG-Verwaltung ihr Verwaltungsmandat für eine Wohnungseigentümergemeinschaft niederlegt und für die Verwaltung der Gemeinschaftsimmobilie nicht länger zur Verfügung steht. Als Gründe lassen sich dafür häufig eine aus Sicht der Hausverwaltung nicht mehr rentabel darstellbare Betreuung der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft (auch Hausverwalter benötigen ein Einkommen, um von ihrem Beruf leben zu können), der Fachkräftemangel in der Branche der Hausverwaltung und damit verbundene Kapazitätsengpässe sowie die altersbedingte Schließung der Hausverwaltung anführen.

Wie geht eine Wohnungseigentümergemeinschaft oder vielleicht auch Sie persönlich damit um, wenn eine Hausverwaltung Ihr Mandat niederlegt und die Wohnungseigentümergemeinschaft plötzlich ohne Verwalter dasteht.

Diese Aufgaben übernimmt die Hausverwaltung

Vorab ist noch einmal zu verdeutlichen, dass eine Hausverwaltung nicht mit einem Hausmeister zu verwechseln ist. Eine Hausverwaltung übernimmt verschiedene Aufgaben und fungiert als Kümmerer und Organisator der Immobilie. Die Hausverwaltung kann auch für die Steuerung und Überwachung eines Hausmeisters verantwortlich sein. Dies stellt allerdings nur einen kleinen Teil ihrer Tätigkeit dar.

Diese beinhaltet neben der operativen Bewirtschaftung und Instandhaltung eines Objektes, regelmäßig auch Themen wie die Objektbuchhaltung, die Koordination von Dienstleistern, die Verwaltung von Hausgeldern, die Erstellung von Wirtschaftsplänen sowie die jährliche Aufstellung von Erträgen und Aufwendungen inkl. Verteilung dieser auf die der Gemeinschaft zugehörigen Eigentümer. Zusätzlich organisiert der WEG-Verwalter Abstimmungsprozesse innerhalb der Eigentümergemeinschaft und setzt deren rechtliche Interessen im Innen- und Außenverhältnis durch.

Grundsätzlich werden die Aufgaben, Rechte und Pflichten einer WEG-Verwaltung gesetzlich geregelt. Häufig geht der Aufgabenumfang des WEG-Verwalters aber deutlich über diese Art von Mindestkatalog hinaus. Zu erwähnen wäre hierbei u.a. die Betreuung größer Sanierungsmaßnahmen mit dem Ziel der Instandhaltung oder energetischen Sanierung einer Immobilie, die Überprüfung und Optimierung von Kostenpositionen sowie die Überwachung der Einhaltung eines sich regelmäßig ändernden Rechtsrahmens durch die Wohnungseigentümergemeinschaft. Die genauen Aufgaben einer WEG-Verwaltung sowie die damit einhergehenden Gebühren werden zwischen der Hausverwaltung und der Wohnungseigentümergemeinschaft durch den Abschluss eines Verwaltervertrags fixiert.

Warum ist es so schwer, eine gute Hausverwaltung zu finden?

Liegt eine Hausverwaltung Ihr Verwaltungsmandat nieder, so kann es für eine Wohnungseigentümergemeinschaft sehr schwierig sein einen geeigneten Nachfolger zu finden. Der Suchprozess kann sich über Monate hinwegziehen und zu großem Aufwand bei Eigentümern und Verwaltungsbeirat führen. Auch kann dieser erfolglos enden mit der Konsequenz, dass der Verwaltungsbeirat in die interimistische Verwaltung der Eigentümergemeinschaft im Rahmen einer Art Notverwaltung einspringen muss und plötzlich für die rechtskonforme Verwaltung Verantwortung zeichnet.

Die Zukunft der Hausverwalter wird leider seit Jahren nicht mehr angemessen entsprechend dem erbrachten Leistungsumfang vergütet. Stark steigende Lohnkosten werden durch marginal durch gesteigerte Verwaltervergütungen kompensiert. Der Gesetzgeber verkompliziert die Verwaltung von Wohnraum durch die Einführung neuer Richtlinien immer weiter und bürdet den Hausverwaltungen damit immer mehr Arbeitsaufwand auf. Dies in Kombination mit der in Deutschland immer älter werdenden Bevölkerung hat dazu geführt, dass die Branche zunehmend stark unter Fachkräftemangel leidet. Jährlich gehen ca. 7.000 Hausverwalter in Rente und verschwinden damit aus dem Markt. Berücksichtigt man die ca. 3.000 jährlichen Ausbildungsabsolventen, von welchen sich nur ein Bruchteil dafür entscheidet der Branche erhalten zu bleiben, verliert die Branche von Ihren ca. 151.000 Mitarbeitern jedes Jahr ca. 3.000 bis 4.000 Fachkräfte.

Das vorgenannte führt bei einer Hausverwaltung zu erheblichen Ressourcenengpässen und erlaubt damit für gewöhnlich nicht, neue Verwaltungsmandate anzunehmen. Haben Sie als Wohnungseigentümergemeinschaft ihren WEG-Verwalter also einmal verloren, kann es äußerst aufwendig und kostspielig werden diesen durch einen neuen Verwalter zu ersetzen.

Wie vermeiden Sie es, Ihre Hausverwaltung zu verlieren?

Was kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft also tun, um möglichst lange und erfolgreich mit ihrer WEG-Verwaltung zusammenzuarbeiten? Von Seiten der Wohnungseigentümergemeinschaft ist dafür keine Zauberei nötig, vielmehr stellt ein fairer Umgang auf Augenhöhe – wie zwischen Geschäftspartnern eigentlich Standard – und das regelmäßige Hineinversetzen in den jeweiligen Gegenüber schon die halbe Miete dar.

Nachfolgend können Sie 5 Tipps entnehmen, wie Sie eine positive Beziehung zu Ihrer Hausverwaltung aufrechterhalten und damit deren Verlust vermeiden:

  1. Betrachten Sie auch einen Hausverwalter als einen Menschen.
    Sehen Sie in einem Hausverwalter gern einen Service-Dienstleister, der für seine Leistung bezahlt wird und daher auch einen Mindeststand an Service-Umfang und -qualität erbringen muss. Betrachten Sie den Hausverwalter nicht als Ventil zum Druck ablassen. Auch die Mitarbeiter einer Hausverwaltung sind Menschen mit Gefühlen, die Ihren Beruf nur langfristig erfolgreich ausüben können oder werden, wenn Sie dafür ein Mindestmaß an Wertschätzung erhalten.

  2. Definieren Sie den Aufgabenumfang der Hausverwaltung so genau wie möglich.
    Der Aufgabenumfang einer WEG-Verwaltung ist im Verwaltervertrag genau geregelt und korreliert mit dem verhandelten Gebührengerüst. Wenn Sie die Hausverwaltung als Mädchen für alles begreifen und regelmäßig Mehrleistungen beziehen, kann der Verwalter das Mandat nicht mehr wirtschaftlich abbilden, was eine Mandatsniederlegung zur Folge haben könnte. Weiterhin könnte die Jahresendrechnung der Verwaltung durch Vergütungen für Zusatzleistungen entsprechend hoch ausfallen. Ein für beide Seiten sinnvollerer Weg ist es daher die Verwaltervergütung durch die bereits zu Beginn vereinbarte Hinzunahme von Zusatzleistungen in den Standardleistungskatalog etwas höher anzusetzen. Dies erlaubt dem Hausverwalter eine verbesserte Personaldisposition und es sollte für beide Seiten am Jahresende kein böses Erwachen auf Grund von ausufernden Kosten oder unrentablen Verwaltungsmandaten geben.

  3. Gestehen Sie dem Hausverwalter für seine Arbeit eine angemessene Vergütung zu.
    Auch Hausverwaltungen beschäftigen Mitarbeiter und sind vom Fachkräftemangel sowie stark steigenden Löhnen betroffen. Kann die Verwaltervergütung nicht in regelmäßigen Abständen angemessen gesteigert werden, wird der Hausverwalter also Personal verlieren oder abbauen müssen. Dies hat zur Konsequenz, dass sich dann weniger Zeit für Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft genommen werden kann und die Verwaltungsqualität abnimmt. Um dies zu vermeiden hat sich in der Vergangenheit bewährt, mit dem Verwalter ein für beide Seiten angemessenes Vergütungsniveau zu vereinbaren und dieses regelmäßig mittels Indexierungsformeln dem jeweils aktuellen Kostenniveau anzupassen. So haben sowohl Verwalter als auch Wohnungseigentümergemeinschaft langfristige Planungssicherheit und Perspektive. Im übrigen fällt die Verwaltergebühr ggü. Zins, Tilgung, Mietausfällen und Instandhaltungsmaßnahmen kostenseitig kaum ins Gewicht.

  4. Sehen Sie das Potential in einer guten Hausverwaltung.
    Ein Hausverwalter, egal ob WEG- oder Sondereigentumsverwaltung, betreut Ihre Immobilie und damit i.d.R. einen substantiellen Teil Ihres Vermögens. Fühlt es sich gut an Ihr Vermögen von Laien verwalten zu lassen oder sollten Sie vielmehr auf einen professionellen Dienstleister vertrauen? Ein guter Hausverwalter agiert durch die professionelle Verwaltung Ihrer Immobilie als Steigbügelhalter für den Erhalt und die Vermehrung Ihres Vermögens und ermöglicht durch seine Dienstleistung, dass Sie sich auf die angenehmeren Dinge des Lebens konzentrieren können.

Unser Fazit

In einer Zeit, in der Immobilien immer teurer und Verwalterkapazitäten immer knapper werden, ist ein vernünftiger Hausverwalter ein zunehmend rar gesätes Gut. Überlegen Sie es sich daher lieber genau, ob Sie den Verwalter austauschen oder kostenseitig an diesem sparen möchten. Nur ein professioneller und angemessen vergüteter Verwalter wird Ihnen und den Mitgliedern Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft sowie dem eigenen Immobilienvermögen langfristig Freude bereiten.

Prokuras | Operative Probleme

Operative Probleme lösen

Ist auch Ihre Hausverwaltung zunehmend von operativen Problemen betroffen? Wir haben 20 Maßnahmen entwickelt, welche helfen können die Effizienz Ihrer Hausverwaltung zu steigern und die Grundlage für nachhaltigen Erfolg bilden. Bitte finden Sie unsere Checkliste unter dem folgenden Link:

Kontakt aufnehmen

Adresse:
Prokuras GmbH
Stadtdeich 27
20097 Hamburg

Telefon:
+49 (40) 239 699 650

E-Mail:
[email protected]

WordPress Cookie Hinweis von Real Cookie Banner