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Probleme einer Hausverwaltung

Operative Probleme lösen

Die Branche der Haus- und Immobilienverwaltung sieht sich zunehmend mit operativen Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel, der Digitalisierung oder einer fehlenden Nachfolge konfrontiert. Weitere Herausforderungen, wie eine zunehmende Komplexität und stark steigende Kosten entwickeln sich regelmäßig zu handfesten Problemen und bedrohen das operative Geschäft einer Hausverwaltung.

Bei Prokuras setzen wir darauf diese Probleme gemeinsam zu bewältigen. Durch die langjährige Erfahrung unserer Experten, können die Unternehmen unserer Gruppe dabei auf bewährte Methoden zurückgreifen.

Maßnahmen zur Effizienzsteigerung

Laden Sie jetzt unsere Checkliste herunter

Diese 20 Maßnahmen aus unserem operativen Werkzeugkasten steigern die Effizienz einer Hausverwaltung und bilden die Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Laden Sie die Checkliste hier kostenfrei herunter.

"Durch Multikanal-Recruiting erreichen wir geeignete Kandidaten auch außerhalb von Jobportalen und erhöhen somit die Anzahl an Bewerbungen pro Stelle um den Faktor 4 bis 5."

Oxana Bauer

Expertin Personal

Die Branche der Hausverwaltung

Eine der größten Branchen des Landes mit der Verantwortung für den deutschen Gebäudebestand

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Branchenumsatz

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Mitarbeiter

"Die Branche der Hausverwaltung befindet sich in einem strukturellen Wandel. Immer höhere Anforderungen an die Verwalter treffen auf einen rapide zunehmenden Fachkräftemangel und ein fehlendes Interesse an Neugründungen und Firmenübernahmen."

Florian Haase

Geschäftsführer, Prokuras GmbH

Was die Branche der Hausverwaltung aktuell beschäftigt

Die folgenden Herausforderungen beeinträchtigen das operative Geschäft einer Hausverwaltung und werden sich in den kommenden Jahren verstärkt auf die Branche auswirken.

Fehlende operative Nachfolge

Die bestehenden Mitarbeiter sind für gewöhnlich nicht an einer unternehmerischen Rolle interessiert. Die Möglichkeiten das eigene Lebenswerk zu monetarisieren sind daher begrenzt.

Fachkräftemangel und -qualität

Die Zahl der verfügbaren Fachkräfte sinkt zunehmend. Zusätzlich sind gut ausgebildete und motivierte Mitarbeiter immer schwerer zu finden.

Zunehmende Komplexität

Der Anspruch an Hausverwalter steigt immer weiter. Eine Vielzahl von technischen Systemen und Schnittstellen sowie staatliche Regulatorik führt dabei zu einer zunehmend überbordenden Administration.

Steigende Kosten

Die Kosten für Personal, Mieten, Energie und IT steigen stetig. Dabei kaufen Kleinunternehmen häufig zu unvorteilhaften Konditionen ein.

Branchenkennzahlen die schockieren

Die Probleme der Branche in Zahlen dargestellt

1. Wie stark wächst die Verwaltervergütung?

Die Verwaltervergütung wuchs zuletzt um ca. 2,4% jährlich.

Dem gegenüber stand vor der sich aktuell dramatisch zuspitzenden Inflation ein Lohnkostenwachstum von jährlich 2,9%.

2. Wie groß ist die durchschnittliche Hausverwaltung?

Die durchschnittliche Hausverwaltung verzeichnet einen Jahresumsatz i.H.v. 645.000 Euro und beschäftigt 5 bis 6 Mitarbeiter.

Nur 3% der ca. 31.000 Branchenvertreter erzielen einen Jahresumsatz von mehr als 2 Millionen Euro und sind damit langfristig überlebensfähig. Die verbleibenden 97% der Firmen sind auf Grund stark steigender Kosten und dem rapide zunehmenden Fachkräftemangel von Betriebsschließungen bedroht.

3. Wie viele Mitarbeiter gewinnt die Branche jährlich?

Keine!

Jährlich gehen von den aktuell 151.000 Hausverwaltern 7.000 in Rente. Dem gegenüber standen zuletzt 3.053 Ausbildungsabsolventen in diesem Bereich, wovon sich die Mehrheit für andere Berufsprofile wie das Maklergewerbe oder das gewerbliche Asset Management entscheidet. Quereinsteiger bereits berücksichtigt, verliert die Branche jährlich somit 3.000 bis 4.000 Fachkräfte, was 2,6 bis 3,4% der Branche entspricht.

4. Wie viel Einheiten verwaltet ein Property Manager?

Im Durchschnitt ist ein Property Manager für 270 Einheiten verantwortlich. Bei einem gehobenen Digitalisierungsgrad und gut eingeführten Prozessen kann ein Property Manager bis zu 800 Einheiten verwalten.

5. Wie profitabel ist eine Hausverwaltung?

Die durchschnittliche Hausverwaltung verzeichnet eine EBIT-Marge i.H.v. 5-10%. Gut organisierte Hausverwaltungen mit rentablen Verwaltungsmandaten können hingegen EBIT-Margen von bis zu 25% erzielen (jeweils nach Unternehmerlohn).

6. Wie attraktiv ist die Branche für Frauen?

Mit einem Anteil weiblicher Mitarbeiter von 44% kann die Branche für Frauen als durchschnittlich attraktiv betrachtet werden.

Orientiert man sich jedoch an dem Anteil von Frauen in Leitungsebenen (24%) und im Topmanagement (17%), besteht noch deutlicher Nachholbedarf.

"Noch immer finden wir Verwaltungen, in denen Rechnungen mittels Vorbindezettel einen analogen Bearbeitungs- und Freigabeprozess durchlaufen oder in denen Ausgangspost manuell sortiert und kuvertiert wird. Diese Beispiele erscheinen extrem, spiegeln aber vielerorts den aktuellen Stand der Branche wider. Unzureichende Digitalisierungs- und Automatisierungsmaßnahmen führen schlussendlich zu Doppelarbeit und Frustration bei den eigenen Mitarbeitern."

Jörg Wirtz

Experte Brance & Prozess

"Unsere langjährige Beratungspraxis hat dabei gezeigt, dass erhebliche Leistungsunterschiede zwischen Hausverwaltungen existieren. Unternehmen, die pro Mitarbeiter kaum mehr als 200 Einheiten administrieren müssen sich gegen solche behaupten, die mehr als das Dreifache schaffen. Der wesentliche Unterschied zwischen diesen Hausverwaltungen liegt in sauber eingeführten und im Alltag gelebten Unternehmensprozessen."

Auszüge aus unserem operativen Werkzeugkasten

Wie wir die Hausverwaltungen unserer Unternehmensgruppe beim Lösen operativer Probleme unterstützen können

Mitarbeitergewinnung

Multikanal-Recruiting zur Ansprache von Kandidaten, die nicht aktiv auf Stellensuche sind (ca. 80% des Marktes)

Personal

Verwaltervergütung ermitteln

Einführung von Kalkulationsstandards zur strukturierten Berechnung einer aufwandsbasierten Verwaltervergütung auf Mandatsebene

Prozess

Automatisierung der Ausgangspost

Automatisierung von Druck-, Frankier- und Versandarbeit durch Implementierung eines digitalen Versanddienstleisters

Digitalisierung

Implementierung Videokonferenztechnik

Einführung von Videokonferenztechnik zur digitalen Durchführung von Terminen mit Eigentümern und Verwaltungsbeiräten

Mitarbeiterbindung

Implementierung von Anreizsystemen zur Bindung und Motivation von Mitarbeitern

Personal

Kosten-/Nutzenbetrachtung bestehender Mandate

Analyse bestehender Verwaltungsmandate unter Einbezug von Aufwand und Ertrag

Prozess

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